Whistleblowing

Whistleblowing interno

L’IVASS ha definito con apposita circolare interna le modalità con le quali i dipendenti e gli altri soggetti legittimati possono segnalare condotte illecite a tutela del pubblico interesse e la procedura di gestione da parte dell’Istituto. La circolare individua le misure di protezione del segnalante e del soggetto segnalato (persona coinvolta).

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere inviate al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) tramite una procedura informatica, utilizzabile dai dipendenti dell’IVASS, dal personale distaccato della Banca d’Italia e da personale esterno dotato di utenza di accesso ai sistemi IVASS. Tutte le informazioni raccolte mediante la procedura informatica sono crittografate e l'identità del segnalante è rivelabile esclusivamente al RPCT, che riveste anche il ruolo di custode delle identità.

La piattaforma informatica consente, secondo un “percorso guidato”, la compilazione, l’invio e la ricezione delle segnalazioni di presunte violazioni.

Informazioni sulle modalità di accesso alla piattaforma sono pubblicate sulla intranet dell’Istituto.

Segnalazioni whistleblowing di soggetti esterni

Tutti i soggetti esterni possono segnalare condotte illecite tenute da dipendenti dell'Istituto delle quali sono venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

Tra i soggetti esterni rientrano: i dipendenti e i collaboratori delle ditte esterne e dei fornitori dell’Istituito, i consulenti e i collaboratori dell’IVASS, ivi compresi i membri del Collegio di Garanzia e dell’Arbitro Assicurativo, i tirocinanti, gli stagisti, coloro i quali svolgono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza; i componenti del Consiglio e gli incaricati della società di revisione dei conti dell’Istituto e in generale tutti coloro che non hanno un’utenza IVASS. .

Per presentare una segnalazione è disponibile il modulo "Segnalazione whistleblowing".

Il modulo è trasmesso, in busta chiusa con l’indicazione di “riservatissimo-segnalazione di whistleblowing”, all’indirizzo IVASS, via del Quirinale, 21, 00187 Roma, al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.

All’interno del plico va inserita, oltre alla segnalazione, una busta chiusa contenente il codice fiscale, la firma e la copia di un documento di riconoscimento del segnalante.

È possibile effettuare anche una segnalazione in forma orale, richiedendo un incontro con il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) tramite telefono o con e-mail indirizzata al RPCT all’indirizzo RPCT@ivass.it 

Infine, è possibile effettuare una segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), tramite gli strumenti messi a disposizione dalla Autorità stessa, al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

• il canale interno non è attivo o non è conforme a quanto previsto dal decreto in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
• la segnalazione interna non ha avuto seguito;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare un rischio di ritorsione;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Invio ed esame della segnalazione di whistleblowing

La segnalazione viene esaminata dal RPCT. Nel corso dell'istruttoria il segnalante può essere contattato per ottenere ulteriori informazioni o chiarimenti.

Dell'esito dell'istruttoria viene dato riscontro al segnalante.

Nel caso in cui risulti fondata, la segnalazione, anonimizzata per garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, viene trasmessa alle funzioni competenti ovvero, ove ne ricorrano i presupposti, all'Autorità giudiziaria.

Informativa sulla protezione dei dati personali

In conformità con quanto disposto dalla normativa europea e nazionale in materia di privacy, l’IVASS effettua il trattamento dei dati personali del segnalante e delle persone coinvolte nella segnalazione, in relazione alla gestione della segnalazione trasmessa.

Il trattamento dei dati è necessario ai fini di prevenzione della corruzione secondo l’art. 13 del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24.

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte il RPCT assicura la conservazione delle segnalazioni di whistleblowing e della relativa documentazione di supporto per un periodo di cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

La documentazione cartacea da archiviare in fase preliminare (segnalazioni che attengono a fatti non rientranti nel perimetro del whistleblowing, nonché prive di qualunque elemento di rilievo) è conservata con la massima riservatezza per il tempo ritenuto strettamente necessario a procedere alla distruzione della stessa.

Le generalità del segnalante e i dati delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione possono essere conosciute solo dal RPCT e dai suoi collaboratori. I dati non sono diffusi all'esterno e possono essere comunicati a terzi sulla base di quanto previsto dall’art. 12 del citato decreto.

Il trattamento dei dati avviene nel rispetto delle garanzie poste a tutela del segnalante e dei soggetti coinvolti, con l’uso di misure di sicurezza adeguate a mantenere la riservatezza delle informazioni e a proteggerle da accessi illegittimi di terzi non autorizzati.

Il segnalante può esercitare nei confronti del Titolare del trattamento - IVASS - Servizio Gestione Risorse - via del Quirinale 21, 00187 ROMA, gestione.risorse@pec.ivass.it - il diritto di accesso ai dati personali, nonché gli altri diritti riconosciuti dalla legge.