Attività di distribuzione

1. ATTIVITA’ DI DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA, ANCHE A TITOLO ACCESSORIO, E RIASSICURATIVA

1.1. Cosa si intende per "collaborazione alla gestione o all'esecuzione, segnatamente in caso di sinistri, dei contratti stipulati" ai sensi dell’art. 106 del Codice delle assicurazioni? Un collaboratore “esterno” (non dipendente) di un’agenzia che abbia il solo compito di curare l’assistenza e la gestione di pratiche di sinistro dei clienti dell’agenzia svolge attività di distribuzione? Deve essere iscritto nel registro?

Per "collaborazione alla gestione o all'esecuzione, segnatamente in caso di sinistri, dei contratti stipulati" si intende l’attività di assistenza offerta dall’intermediario all’assicurato che, avendo subito un sinistro, si deve poi rivolgere alla propria compagnia di assicurazione per chiedere il pagamento delle somme dovute.
Il collaboratore esterno che abbia il compito di curare l’assistenza e la gestione di pratiche di sinistro per conto dell’agente, pertanto, svolge attività di distribuzione ai sensi dell’articolo 106 del Codice delle assicurazioni e perciò deve essere iscritto nella sezione E del registro. Non configura invece attività di distribuzione assicurativa la gestione di sinistri per un'impresa di assicurazione o riassicurazione su base professionale o le attività di liquidazione sinistri e di consulenza in materia di sinistri (Art. 107, comma 3, lett. b) del Codice delle assicurazioni).

1.2. Svolge attività di distribuzione assicurativa un collaboratore (c.d. “esattore”) che si limita ad incassare i premi presso il domicilio degli assicurati?

Alla luce della definizione di attività di distribuzione assicurativa di cui all’articolo 106 del Codice delle assicurazioni e all’art. 2, lettera q) del Regolamento n. 40/2018, colui che si limita ad una mera attività materiale di esazione dei premi, se la stessa non è accompagnata da attività di illustrazione, proposta o presentazione di contratti di assicurazione, non svolge attività di distribuzione assicurativa e, pertanto, non deve essere iscritto nel registro.

1.3. Esercita attività di distribuzione assicurativa il procacciatore di affari o il segnalatore?

Alla luce della definizione di cui all’art. 106 del Codice delle assicurazioni e all’art. 2, lett. q) del Regolamento n. 40/2018, l’attività di mera segnalazione di nominativi al distributore non è riconducibile alla nozione di attività di distribuzione, salvo che essa non si sostanzi anche in un’attività di assistenza o consulenza finalizzate alla presentazione o proposta di contratti di assicurazione ai clienti segnalati e comporti la percezione di un compenso.

1.4. La disciplina di cui al Capo III, Titolo II del Regolamento n. 40/2018 relativa alla vendita a distanza di prodotti assicurativi si applica nel caso in cui il distributore si avvalga di tecniche di comunicazione a distanza (es. sito internet) solo per uno o più segmenti dell’attività distributiva (promozione/informazione/messa a disposizione della documentazione precontrattuale e contrattuale), ma stipuli vis a vis il contratto assicurativo con il contraente o un suo delegato? In caso di pagamento posticipato del premio, si può ritenere che il contratto sia comunque distribuito secondo tecniche di comunicazione a distanza?

La disciplina relativa alla vendita a distanza di prodotti assicurativi non si applica alla distribuzione di contratti di assicurazione stipulati vis a vis tramite un intermediario assicurativo, anche se quest’ultimo si avvale di tecniche di comunicazione a distanza soltanto per uno o più segmenti dell’attività distributiva. Se il contraente o un suo delegato provvede all’adesione in presenza dell’intermediario, infatti, viene meno la connotazione tipica del contratto a distanza, che richiede l’impiego esclusivo di una o più tecniche di comunicazione a distanza fino alla conclusione del contratto.

Del tutto irrilevante ai fini della qualificazione del modello di distribuzione è la circostanza che il pagamento sia posticipato, poiché ai fini della conclusione del contratto è sufficiente il solo consenso delle parti, ancorché ai sensi dell’art. 1901, comma 1, del codice civile il contratto rimane sospeso fino alle ore 24 del giorno del pagamento del premio.

1.5. Gli iscritti nella Sezione D del Registro devono nominare come responsabile della distribuzione assicurativa esclusivamente propri dipendenti o possono attribuire tale carica anche a soggetti esterni?

L’art. 112, comma 5-bis del CAP prevede espressamente che la persona fisica, responsabile della distribuzione assicurativa, sia scelta “nell’ambito della dirigenza” della società iscritta. L’art. 2, comma 1, lett. qq), del Regolamento IVASS n. 40/2018 prevede a sua volta che i responsabili dell’attività siano persone fisiche che, “nell’ambito della società di intermediazione per la quale operano, hanno funzioni direttive e/o poteri decisionali con correlate responsabilità ed esercitano funzioni di direzione e/o di coordinamento ovvero di controllo dell’attività di distribuzione assicurativa (…)”. Tali disposizioni comportano, quindi, che l’individuazione della figura del responsabile/i della distribuzione debba essere effettuata all’interno del personale della banca. A tale riguardo, come già chiarito negli Esiti della pubblica consultazione del Regolamento n. 40/2018, si precisa che il riferimento alla dirigenza deve essere tuttavia inteso in senso sostanziale e non giuslavoristico, dovendosi intendere correlato all’esercizio di funzioni apicali o direttive. Resta inteso che i predetti soggetti dovranno essere scelti tra persone in possesso di una comprovata professionalità e competenza, tenuto conto dell’idoneità a ricoprire l’incarico di responsabile e della disponibilità di tempo necessario per assicurarne l’efficace espletamento, anche in relazione alle dimensioni e alla complessità dell’attività distributiva svolta dalla banca stessa (Cfr. artt. 2, comma 1, lett. qq) e 20 del Regolamento IVASS n. 40/2018).

1.6. Gli intermediari iscritti nella sezione D del RUI possono collocare prodotti assicurativi standardizzati al di fuori dei propri locali tramite un intermediario iscritto nella sezione A del Registro?

L’intermediario iscritto nella sezione D del RUI può collaborare con un iscritto nella sezione A per la vendita di prodotti standardizzati anche al di fuori dei propri locali, al ricorrere dei presupposti di cui all’articolo 42, comma 3, del Regolamento IVASS n. 40/2018 per l’instaurazione di un rapporto di collaborazione orizzontale.

1.7. L’intermediario iscritto nella Sezione D del Registro può collaborare con un altro intermediario iscritto nella medesima Sezione - che non ha in corso un autonomo incarico di distribuzione conferito da un’impresa di assicurazione e riassicurazione?

L’articolo 42, comma 3, lettera c), del Regolamento IVASS n. 40/2018, nel declinare le condizioni perché due intermediari possano instaurare un rapporto di collaborazione orizzontale, richiede che entrambi gli iscritti nella sezione D del RUI abbiano in corso uno o più incarichi di distribuzione.

In mancanza, non si rinvengono i presupposti per l’instaurazione di un rapporto di collaborazione orizzontale.

1.8. E’ necessaria l’iscrizione nel Registro degli addetti che operano esclusivamente all’interno dei locali degli intermediari iscritti nella sezione E?

Gli addetti che operano esclusivamente all’interno dei locali dell’intermediario iscritto nella sezione E non devono necessariamente essere iscritti nel RUI, come chiarito nella relazione al Regolamento n. 40/2018. Resta fermo che tali addetti dovranno in ogni caso possedere i requisiti di onorabilità e professionalità previsti dall’articolo 48 del citato Regolamento n. 40/2018.

1.9. Con quali modalità i soggetti iscritti nella sezione E adempiono agli obblighi di conservazione della documentazione di cui all’articolo 67 del Regolamento IVASS n. 40/2018?

Gli intermediari iscritti nella sezione E del RUI, sono tenuti all’obbligo di conservazione della documentazione relativa ai contratti conclusi per loro tramite.

Resta inteso che i luoghi e le modalità di tenuta della documentazione potranno essere concordati tra l’intermediario iscritto nella sezione E e l’intermediario che se ne avvale, purché ne venga sempre garantita l’accessibilità anche ai fini dell’ordinaria tenuta e gestione della documentazione richiesta dal comma 5 dell’articolo 67 del Regolamento IVASS n. 40/2018.

1.10.  La Parte I – Sezione 1 dell’Allegato 4 al Regolamento IVASS n. 40/2018, laddove si citano le informazioni “da fornire in caso di addetto all’attività di intermediazione all’interno dei locali dell’intermediario iscritto nelle sezioni A, B, D, E o F del Registro per il quale opera”, deve essere compilata anche dagli addetti degli intermediari iscritti nell’Elenco annesso al Registro di cui all’articolo 116-quinquies del CAP, che operano in Italia in regime di stabilimento?

La Parte I – Sezione I dell’Allegato 4 al Regolamento IVASS n. 40/2018, relativa alle informazioni “da fornire in caso di addetto all’attività di intermediazione all’interno dei locali dell’intermediario iscritto nelle sezioni A, B, D, E o F del Registro, per il quale opera”, si applica anche agli intermediari iscritti nell’Elenco Annesso al Registro abilitati ad operare in Italia in regime di stabilimento. L’integrazione dell’Allegato 4 in tal senso sarà oggetto di un prossimo intervento integrativo.

1.11. Le informazioni relative all’elenco della o delle imprese di assicurazione con le quali l’intermediario ha o potrebbe avere rapporti d’affari, possono essere fornite con modalità alternative alla consegna dell’Allegato 4, in cui sono attualmente incluse?

L’intermediario può ottemperare all’obbligo di fornire le informazioni relative alle imprese di assicurazione con cui ha o potrebbe avere rapporti d’affari, anche attraverso la pubblicazione dell’informazione sul proprio sito internet, ove esistente, e la loro affissione nei propri locali. In tal caso, nell’Allegato 4 dovrà essere indicato che tali informazioni non sono incluse nel documento ma rese accessibili al contraente con le modalità alternative sopra menzionate.

Al fine di dare compiuto riscontro alle sottese esigenze di semplificazione e razionalizzazione della documentazione precontrattuale, si fa presente che l’Istituto provvederà ad integrare in modo espresso il testo del Regolamento n. 40/2018 e dei relativi Allegati.

1.12. Lo stesso soggetto può essere contemporaneamente iscritto nella Sezione E del RUI come collaboratore a titolo principale di alcuni intermediari principali e come collaboratore a titolo accessorio di altri?

Un soggetto o una società non può essere iscritto nella sezione E contemporaneamente come intermediario in qualità di collaboratore di uno o più intermediari principali e come intermediario assicurativo a titolo accessorio in qualità di collaboratore di altri.

A titolo di esempio si chiarisce che un intermediario iscritto nelle sezioni A, B o D che intenda avvalersi della collaborazione di un concessionario di auto per la vendita di prodotti assicurativi disgiunti dalla vendita dell’auto (ossia del bene o servizio fornito nell’ambito dell’attività professionale principale) dovrà iscrivere lo stesso nella sezione E del RUI ai sensi dell’art. 109, comma 2, lett. e) del CAP, senza la qualifica di intermediario “a titolo accessorio”.

Resta inteso che, in tale ipotesi, dovranno essere rispettate le seguenti condizioni:

• la veste di intermediario a titolo “non accessorio” sia riconosciuta da ciascun altro intermediario di riferimento che eventualmente conferisca un incarico all’iscritto nella sezione E;
• siano rispettati i più rigorosi obblighi di aggiornamento professionale previsti dall’art. 89 del Regolamento IVASS n. 40/2018 per gli intermediari iscritti nella sezione E quali intermediari “non accessori”.

1.13. Ai fini di quanto previsto dall’art. 107, comma 4, lett. c) del CAP, si configura un’attività a titolo accessorio esentata se il contratto di assicurazione distribuito è complementare ad un bene e servizio, l’importo del premio per persona è inferiore a 200 euro, ma la durata del servizio cui l’assicurazione è complementare è superiore a tre mesi?

No. La fattispecie rappresentata nel quesito proposto, in cui il premio pro capite è inferiore a 200 euro ma la durata del servizio cui l’assicurazione è complementare è superiore a tre mesi, non rientra nell’ambito di quanto previsto dalla lettera c) dell’art. 107, comma 4, del CAP, che si applica invece alle ipotesi in cui la durata del servizio cui l’assicurazione è complementare è pari o inferiore a tre mesi e l’importo del premio versato per persona non è superiore a 200 euro. Le condizioni imposte dalla sopra citata norma devono ricorrere congiuntamente.

1.14. E’ configurabile l’ipotesi di esenzione di cui all’art. 107, comma 3, lett. a) del CAP (“fornitura di informazioni al cliente nel contesto di un’altra attività professionale, sempre che il fornitore non intraprenda ulteriori iniziative di assistenza nella conclusione o nell'esecuzione di un contratto di assicurazione o riassicurazione e l’obiettivo di tale attività non sia quello di assistere il cliente nella conclusione o nell'esecuzione di un contratto di assicurazione o riassicurazione”) se ricorrono contemporaneamente le seguenti circostanze: a) il fornitore delle informazioni non colloca il contratto di assicurazione in quanto l’importo del premio per persona è superiore a 200 euro (e dunque non si applica la deroga di cui all’art. 107, comma 4, lett. c) del CAP); b) il fornitore informa il cliente delle modalità con cui potrà concludere il contratto di assicurazione attraverso un intermediario iscritto nel RUI, che, in quanto tale, incasserà il premio, o direttamente presso l’impresa assicuratrice; c) il fornitore delle informazioni riceve dall’intermediario iscritto o dall’impresa un compenso per l’attività svolta?

Nell’ipotesi sopra richiamata non si configura fattispecie di esenzione ai sensi dell’art. 107, comma 3, lett. a) del CAP (attività di mera segnalazione), in quanto vengono svolte - dietro compenso - attività ulteriori alla mera fornitura di informazioni, precipuamente volte ad assistere il cliente nella conclusione del contratto assicurativo. Ne consegue, pertanto, che ogni attività che sia ulteriore rispetto alla fornitura di informazioni non ricade nemmeno nella fattispecie di esclusione dall’ambito di applicazione delle norme sull’attività di distribuzione di cui all’art. 107, comma 4 del CAP, a nulla rilevando la circostanza per cui il premio venga pagato direttamente nelle mani dell’intermediario principale o dell’impresa.

Quanto alla attività di segnalazione, si veda la risposta alla FAQ n. 1.3.

1.15. A quale regime di separazione patrimoniale sono sottoposti gli intermediari a titolo accessorio?

Ai sensi dell’art. 109-bis, comma 3 del CAP e dell’art. 64 del Regolamento IVASS n. 40/2018, agli intermediari assicurativi a titolo accessorio iscritti nella sezione F del Registro si applicano integralmente i presìdi previsti dall’art. 117 del CAP, ivi compresa l’esenzione dagli obblighi di costituzione del conto corrente separato nel caso alternativo di stipula della fideiussione bancaria di cui al comma 3-bis del medesimo art. 117.

1.16. Con quali modalità i distributori che si avvalgono di intermediari accessori “esentati” garantiscono l’assolvimento degli obblighi di cui all’articolo 107, comma 5 del CAP?

Si tratta di aspetti che rientrano nell’autonomia organizzativa dei distributori, che dovranno adottare presìdi organizzativi e amministrativi e misure di controllo proporzionati e adeguati a garantire l’osservanza della normativa primaria. In tale contesto potrebbe anche essere opportuno predisporre per l’intermediario assicurativo a titolo accessorio esentato una policy di condotta, standard procedurali, modulistica ad hoc, oltre all’implementazione di misure atte a verificare l’adempimento degli obblighi di condotta e di informativa richiamati dall’art. 107, comma 4 del CAP. La prova del corretto assolvimento degli obblighi in parola potrà essere fornita attraverso idonea documentazione cartacea, nonché nelle altre forme previste dalla normativa primaria e secondaria. A tal fine, si richiama quanto previsto dall’art. 67, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 in tema di conservazione della documentazione.

1.17. Ai fini dell’esenzione dalla disciplina del Titolo IX del CAP dell’attività di distribuzione assicurativa esercitata da intermediari assicurativi a titolo accessorio, gli importi di euro 600 e di euro 200 di cui all’art. 107, comma 4, lett. b) e c) del CAP, vanno calcolati al lordo o al netto imposte?

Tenuto conto del tenore letterale della norma, che fa riferimento all’”importo del premio versato”, si ritiene che, ai fini della determinazione della soglia di esenzione per l’iscrizione nel RUI, vadano considerati gli importi dei premi versati dai clienti e, pertanto, comprensivi degli oneri fiscali.

1.18. Ai fini della qualificazione di “intermediario assicurativo a titolo accessorio” ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera cc-septies, del Codice delle Assicurazioni Private (CAP), come devono essere interpretate le nozioni di “complementarietà” e di “integrazione”? 

Discendendo le disposizioni di cui agli artt. 1, comma 1, lettera cc-septies e 107, comma 4, lett. b) del CAP direttamente dalla Direttiva (UE) n. 2016/97 (“IDD”) (rispettivamente, art. 2, par. 1, n. 4) e art. 1, par. 3, lett. b), si è provveduto a sottoporre la questione a EIOPA, in applicazione della procedura stabilita nella “Public guidance on EIOPA's Q&A process on regulation”, disponibile al link https://www.eiopa.europa.eu/tools-and-data/qa-regulation_en.

1.19. Nel caso di polizze collettive, l’importo del premi o di euro 600 di cui all’art. 107, comma 4, lett. b) del CAP, va riferito alla polizza quadro o alle singole applicazioni a prescindere dal valore complessivo dell’intero contratto?

Si veda la risposta alla FAQ n. 1.18.

1.20. In caso di attività di intermediazione svolta parzialmente con mezzi di comunicazione a distanza, l’intermediario è obbligato a registrare le conversazioni telefoniche ai sensi dell’articolo 83 del Regolamento n. 40/2018?

Anche considerato il permanere della situazione emergenziale, l’istituto ha avviato una riflessione più ampia sulla disciplina delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche valutando eventuali futuri interventi regolamentari che saranno, in coerenza con le disposizioni di cui al regolamento n. 3/2013, oggetto di pubblica consultazione.
Nelle more di una eventuale revisione regolamentare, resta fermo che l’obbligo di registrazione previsto dall’articolo 83 del regolamento n. 40/2018 sussiste esclusivamente nelle ipotesi in cui la distribuzione di polizze sia organizzata per essere effettuata integralmente con mezzi di comunicazione a distanza, e non nei casi in cui, per la concreta organizzazione dell’intermediario, fasi del processo di promozione e collocamento avvengono in via ordinaria in presenza.
Sono confermati anche gli obblighi di registrazione previsti per la distribuzione di prodotti assicurativi di investimento (Insurance Based Investment Product, IBIPs), anche nei confronti dei potenziali clienti.

1.21. Nei casi in cui il contratto non sia concluso, da quando decorre il termine iniziale per determinare la durata del periodo di conservazione delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche ai sensi degli articoli 83, comma 2- bis, e 67 del Regolamento 40/2018?

In caso di mancata conclusione del contratto, il dies a quo per calcolare l’arco temporale della conservazione delle registrazioni e delle comunicazioni decorre dalla data dell’ultima registrazione o comunicazione elettronica.

1.22. La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata anche con modalità digitale?

La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata con modalità digitale in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 4 del regolamento stesso che, conformemente all’art. 56 del Regolamento n. 40/2018, prescrive che gli obblighi di consegna della documentazione precontrattuale siano adempiuti con le modalità di cui all’articolo 120-quater del Codice, ossia su supporto cartaceo o, previo consenso del contraente, su altro supporto durevole.
Il contraente può effettuare la scelta sulle modalità di comunicazione anche con riguardo a tutti gli eventuali successivi contratti stipulati con la medesima impresa, fermo restando la possibilità di modificare in ogni momento la scelta relativa alle modalità dell’informativa (cfr. art. 4 del reg. 41/2018 e art. 61, del reg. 40/2018). Il distributore conserva traccia della scelta effettuata dal contraente e informa il contraente della possibilità di modificare in ogni momento la scelta effettuata.

1.23. Quali fattispecie sono considerate “casi di maggiore gravità” in presenza dei quali l’impresa può adottare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario ai sensi dell’art. 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020?

I “casi di maggiore gravità” di cui all’articolo 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020 devono essere tali da giustificare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario. A titolo meramente esemplificativo, possono costituire fattispecie suscettibili di integrare tali “casi di maggiore gravità” le reiterate violazioni dell’articolo 11, commi 4 o 5 del Regolamento n. 45/2020 da parte dell’intermediario e, più in generale, la reiterata violazione degli obblighi di comportamento in capo agli intermediari, previsti dal Regolamento n. 45/2020.

1.24. Ai sensi dell’articolo 11, comma 6, del Regolamento n. 45/2020, gli intermediari che distribuiscono prodotti commercializzati da imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato membro operanti in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi nel territorio della Repubblica italiana adottano tutti i presidi necessari per garantire che i prodotti assicurativi siano distribuiti in conformità al Reg. 45/2020, siano conformi alle norme europee ed italiane e rispondano alle esigenze, alle caratteristiche e agli obiettivi del mercato di riferimento effettivo individuato. A quali norme italiane fa riferimento la disposizione?

Le norme italiane di cui all’articolo 11, comma 6 del Regolamento n. 45/2020 sono quelle che si applicano agli intermediari esteri secondo quanto previsto dall’elenco di norme di interesse generale pubblicato dall’Istituto, cui si rinvia. In linea con quanto ivi contenuto, si precisa che il divieto di distribuzione ai clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo di cui all'art. 11 del Regolamento IVASS n. 45/2020 è applicabile se il produttore, abilitato ad operare in Italia, ha identificato gruppi di clienti le cui esigenze, caratteristiche e obiettivi non sono compatibili con il prodotto assicurativo individuato.

1.25. Gli intermediari sono tenuti a comunicare all’impresa il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo per ciascun prodotto distribuito anche nel caso in cui, dall’esame della propria clientela, risulta che tali mercati coincidono con quelli individuati dall’impresa?

Nell’ipotesi in cui il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo di cui, rispettivamente, ai commi 1 e 3 dell’articolo 12, del Regolamento n. 45/2020 coincidano con quelli identificati dal produttore, gli intermediari possono astenersi dall’effettuare la comunicazione di cui al comma 5 del medesimo articolo. In ogni caso, l’intermediario dovrà prontamente informare l’impresa nel caso in cui, ad esito delle valutazioni di cui all’articolo 12, il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento effettivo negativo non dovessero più coincidere con quelli identificati dall’impresa stessa.

1.26. È possibile eliminare le comunicazioni ad IVASS inerenti alle partecipazioni e agli stretti legami previste dall’art. 109, comma 4-sexies CAP nel caso in cui essi non risultino impeditivi all’esercizio dei poteri di vigilanza?

In assenza di una modifica della norma primaria (art. 109, co. 4-sexies, del CAP) non è possibile procedere in via regolamentare a una eliminazione dell’obbligo di comunicazione inerente alle partecipazioni e agli stretti legami nei casi in cui non sia rilevato dall’intermediario un impedimento all’azione di vigilanza dell’IVASS. Ciò premesso, si chiarisce che le fattispecie di “stretti legami” rilevanti ai fini della comunicazione all’Autorità di vigilanza sono individuate dall’articolo 1, comma 1, lett. iii) del CAP e si rinvia a tal proposito ai chiarimenti applicativi sulla trasmissione all’IVASS delle informazioni relative agli stretti legami e alle partecipazioni rilevanti ai sensi dell’articolo 109, co. 4-sexies, del CAP (v. Provvedimento IVASS n. 84/2019), già pubblicati nel sito istituzionale dell’Istituto.

2. ISCRIZIONE NEL REGISTRO DEGLI INTERMEDIARI ASSICURATIVI, ANCHE A TITOLO ACCESSORIO, E RIASSICURATIVI (RUI)

2.1. I dipendenti delle compagnie assicurative devono procedere alla propria iscrizione nella sezione A in qualità di agenti o la compagnia presso la quale lavorano provvederà ad iscriverli nella sezione E del registro?

I dipendenti delle imprese di assicurazione e riassicurazione non devono iscriversi nel registro degli intermediari né esservi iscritti dalle imprese presso le quali operano. Tuttavia, gli stessi, ove direttamente coinvolti nell’attività di distribuzione, dovranno essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità ai sensi dell’art. 111 del Codice delle assicurazioni. Si fa rinvio alle disposizioni dell’art. 41 del Regolamento n. 40/2018, che disciplina in generale le modalità di esercizio dell’attività di distribuzione da parte dell’impresa.

2.2. Da chi può essere sostituito il subagente temporaneamente assente?

Il subagente temporaneamente assente può essere sostituito solo da altro soggetto che collabora con lo stesso agente, che sia stato da questi iscritto nella sezione E del registro e che sia in possesso dei medesimi requisiti richiesti al primo in termini di copertura assicurativa, formazione professionale e onorabilità.

2.3. Nel caso in cui un collaboratore non sia iscritto nel registro, quali sono le conseguenze di carattere sanzionatorio?

L’esercizio abusivo dell’attività di intermediazione assicurativa e riassicurativa da parte di un soggetto non iscritto nel registro è punito con la reclusione da sei mesi a due anni e con la multa da diecimila a centomila euro (art. 305, comma 2, del Codice delle assicurazioni).

3. REQUISITI E MODALITÀ DI ISCRIZIONE NEL RUI

3.1. La documentazione in base alla quale l’intermediario che richiede l’iscrizione nella sezione E del registro dei propri collaboratori deve verificare il possesso dei requisiti di onorabilità, può essere costituita da autocertificazioni?

La documentazione può essere costituita da dichiarazioni sostitutive rilasciate dai collaboratori, che dovranno essere redatte secondo le disposizioni di cui al D.P.R. n. 445/2000.

3.2. E’ possibile il passaggio dalla sezione A alla sezione B del registro o viceversa?

Il passaggio da una sezione all’altra del registro è consentito nel rispetto di quanto previsto dall’art. 34 del Regolamento n. 40/2018.
In particolare, il passaggio dalla sezione A alla sezione B del registro o viceversa è possibile, previa presentazione della relativa istanza mediante l’apposito modello elettronico PDF, a condizione che i richiedenti, persone fisiche o società, siano in possesso dei requisiti richiesti dal Regolamento per l’iscrizione nella sezione di destinazione.

Rimane fermo che, qualora la prova di idoneità sia stata sostenuta esclusivamente sulla materia assicurativa (e non anche su quella riassicurativa) o l’attività precedentemente esercitata era quella assicurativa (e non anche riassicurativa), il passaggio è consentito esclusivamente per l’esercizio dell’attività assicurativa.

4. RAPPORTI DI COLLABORAZIONE TRA SOGGETTI ISCRITTI IN SEZIONI DIVERSE DEL RUI

4.1. Una società iscritta nella sezione E del registro, che svolge attività di distribuzione al di fuori dei locali di una società iscritta nella sezione A, può avvalersi a sua volta per esercitare tale attività di un'altra società?

Una società iscritta in E non può operare, a sua volta, attraverso altra società per via della preclusione di cui agli artt. 112, comma 5 del Codice delle assicurazioni e 23, comma 1, lett. c) del Regolamento n. 40/2018.
Nulla esclude, tuttavia, che tale ultima società possa essere iscritta nella sezione E nella veste di collaboratore diretto di un intermediario iscritto nelle sezioni A, B,D o F del registro.

5. SOCIETÀ AGENZIALI

5.1. Nel caso di società agenziale con più amministratori responsabili dell’attività di distribuzione assicurativa, la domanda di iscrizione della società dovrà essere presentata da uno soltanto degli amministratori o da ciascuno di essi?

Ai fini dell’iscrizione di una società agenziale nella sezione A del registro, la relativa domanda deve essere presentata da uno soltanto dei rappresentanti legali. In ogni caso, ciascun amministratore al quale sia stata attribuita la qualifica di responsabile dell’attività di distribuzione deve chiedere l’iscrizione nella medesima sezione A e deve, altresì, essere stato individuato con tale qualifica nella domanda di iscrizione della società.

5.2. Le società agenziali sono tenute, nella domanda di iscrizione, ad indicare sedi distaccate e/o periferiche della società stessa, diverse dalle eventuali sedi secondarie previste nell’atto costitutivo?

Non è necessaria ai fini dell’iscrizione la comunicazione di tali sedi distaccate e/o periferiche.

5.3. Una società agenziale iscritta nel registro, con responsabili dell’attività di distribuzione anch’essi iscritti, può proseguire l’attività in pendenza dell’istruttoria relativa all’iscrizione nel registro di una nuova società che sostituisca la precedente, disciolta a seguito di riorganizzazioni della rete agenziale disposte dalla mandante e dovute alla risoluzione dei rapporti di agenzia per limiti di età?

La costituzione di una nuova società, ove presupponga una riorganizzazione aziendale con modifiche strutturali o relative alla compagine sociale, rende necessaria, per consentire l’operatività del nuovo soggetto, l’istruttoria finalizzata all’accertamento dei requisiti previsti dal Codice delle assicurazioni, posto che la disciplina sulla distribuzione assicurativa considera le società agenziali soggetti distinti ed autonomi rispetto alle persone fisiche pure iscritte nel registro. Pertanto, considerato che si tratta di una società nuova, non è possibile garantire una continuità nell’operatività dei due soggetti. Né la circostanza che, in ipotesi, i responsabili dell’attività di distribuzione siano gli stessi della società disciolta è di per sé sufficiente a dimostrare l’identità delle due società.

6. BROKER ASSICURATIVO E RIASSICURATIVO

6.1. Può un broker c.d. “retail” iscritto nella sezione B del registro collaborare con un altro broker c.d. “wholesale” nella attività di distribuzione di polizze?

L’attività del broker grossista (“wholesale”) – non disciplinata dalla normativa sulla distribuzione, ma diffusa nella pratica in diversi Paesi europei - consiste nel piazzare nel mercato assicurativo i rischi assunti dal dettagliante (broker c.d. “retail”) che non riuscirebbe, da solo, ad ottenere le medesime condizioni di particolare favore per gli assicurati.
Nell’ambito di tale operatività, ciascun intermediario eserciterà in proprio ed in piena autonomia l’attività che gli è propria: il broker dettagliante, con la consulenza del grossista, ricercherà le coperture più adeguate alle esigenze del cliente a condizioni che non riuscirebbe altrimenti ad ottenere; il grossista, a sua volta, selezionerà prodotti o servizi da segnalare al dettagliante, fornendogli, con riguardo agli stessi, adeguata consulenza ed assistenza tecnica.
La collaborazione tra broker wholesale e broker retail si inquadra nell’ambito delle forme di collaborazione reciproca tra intermediari ai sensi dell’art. 22 del DL n. 179/2012 e dell’art. 42 del Regolamento n. 40/2018 ed è quindi soggetta alla relativa disciplina.

6.2. Come si applica la previsione dell’articolo 46, comma 1, lett. a), del Regolamento n. 40/2018, che richiede alle imprese di dotarsi di politiche e procedure interne al fine di garantire il rispetto dei requisiti professionali e organizzativi, inclusi quelli di onorabilità, previsti per l’esercizio dell’attività di distribuzione agli intermediari iscritti alla sezione B del RUI, tenuto conto che i mediatori di assicurazione o di riassicurazione, altresì denominati broker, hanno relazioni d’affari con una molteplicità di imprese le quali possono adottare politiche e procedure diversificate fra di esse?

Le azioni di monitoraggio svolte dalle imprese ai sensi dell’articolo 46, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 ai fini della verifica della corretta attuazione delle politiche e procedure adottate e le relative risultanze devono tenere in debita considerazione la differente natura delle relazioni che le reti distributive instaurano con le imprese stesse. Si consideri a tale proposito che il broker agisce “su incarico del cliente e senza poteri di rappresentanza di imprese di assicurazione o di riassicurazione” (cfr. art. 109, co. 2, lett. b), CAP).
Pertanto, l’art. 46, commi 1 e 4, non legittima le imprese ad introdurre procedure pervasive (quali, ad esempio, interventi di tipo ispettivo) e incoerenti con la posizione di indipendenza ed autonomia della categoria dei broker. Il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti da tale norma, pertanto, può essere basato sulla diretta assunzione di responsabilità da parte dei broker mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate coerenti con la disciplina di cui al DPR n. 445 del 2000 e in linea con standard di best practice diffuse sul mercato.

7. POLIZZE STIPULATE DA SOCIETÀ DI AUTONOLEGGIO

7.1. E’ possibile ricomprendere nella nozione di polizze stipulate in connessione con un “viaggio prenotato”, ai sensi dell’art. 107, comma 4, lett. a) del Codice delle assicurazioni, le polizze stipulate da società di autonoleggio ed aventi come assicurati i titolari del contratto di autonoleggio a copertura di rischi quali la perdita della vita, infortuni, perdita o danneggiamento del bagaglio trasportato con l’autoveicolo noleggiato?

L’interpretazione della locuzione “viaggio prenotato” deve essere effettuata alla luce del dato letterale contenuto nell’art. 1, comma 3, lett. a), punto ii) della Direttiva (UE) n. 2016/97 che, al fine di rendere operativa l’esclusione dell’applicabilità della disciplina della distribuzione assicurativa, richiede che la polizza copra rischi connessi con “il viaggio prenotato presso il fornitore”.
Dalla condizione sopra evidenziata discende che la semplice stipula di un contratto di noleggio di autoveicoli non rientra nella nozione di “viaggio prenotato”: infatti, appare evidente che la stipula di un contratto di autonoleggio ha ad oggetto il noleggio di un mezzo di trasporto e non la prenotazione di un viaggio.
La semplice possibilità di effettuare un viaggio, usufruendo direttamente in proprio del mezzo di trasporto preso a noleggio, non pare sufficiente per estendere la definizione di prenotazione di un viaggio fino a ricomprendervi il semplice noleggio del mezzo di trasporto.

8. TASSA DI CONCESSIONE GOVERNATIVA

8.1. L'Agenzia delle Entrate - Centro Operativo di Pescara – nel manifestarsi favorevole al pagamento cumulativo della tassa di concessione governativa per l'iscrizione nella sezione E del registro nel caso di diverse migliaia di collaboratori, ha tuttavia chiesto il benestare dell’IVASS all'effettuazione del pagamento secondo dette modalità. E’ possibile per l’IVASS questa modalità di pagamento?

Per quanto di competenza dell’IVASS, non sussistono elementi ostativi ad effettuare il pagamento della tassa di concessione governativa con le prospettate modalità, a condizione che sia comunque possibile ricondurre il pagamento effettuato al singolo soggetto di cui si richiede l'iscrizione. La società che richiede l’iscrizione è tenuta a conservare, per successivi controlli da parte dell’IVASS, l’elenco dei soggetti ai quali si riferisce il versamento.
La tassa di concessione governativa prevista dall’art. 1 del D.P.R. 26.10.1972 n. 641 è dovuta dalle persone fisiche e dalle società che si iscrivono per la prima volta nel Registro degli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi. La tassa è dovuta dalle persone fisiche che si iscrivono per la prima volta, anche nel caso in cui assumano la qualifica di responsabile dell’attività di distribuzione o rappresentante legale, amministratore delegato o direttore generale di una società da iscrivere anch’essa nel registro, la quale paghi a sua volta la tassa di concessione governativa per la propria iscrizione.
Un soggetto che svolge attività di distribuzione per più di un intermediario iscritto nel Registro (nelle sezioni A, B, D o F) e che deve essere iscritto nella sezione E deve pagare la tassa di concessione governativa solo all’atto dell’iscrizione effettuata su domanda del primo intermediario che si avvale della sua collaborazione.
La tassa di concessione governativa non va pagata in occasione di successivi passaggi da una sezione all’altra del Registro.
La tassa ammonta ad euro 168,00 e va pagata mediante bollettino di conto corrente postale n. 8003, intestato a “Agenzia delle entrate – Centro Operativo di Pescara – Tasse Concessioni Governative” con causale “Tassa iscrizione nel Registro degli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi” Art. 109 del d. Lgs. n. 209/2005 e Regolamento IVASS n. 40/2018.
Il codice tariffa da utilizzare per le figure di intermediari diversi dagli agenti e dai broker (sezioni C, D,E ed F) è il numero 8617 “Autorizzazioni, concessioni, licenze, iscrizioni, non considerati nei codici tariffa precedenti, per l’esercizio di attività industriali e commerciali e di professioni, arti e mestieri”.

9. INTERMEDIARI DELLA REPUBBLICA DI SAN MARINO

9.1. Un cittadino della Repubblica di San Marino ed ivi residente o una società con sede legale in San Marino possono svolgere attività di distribuzione assicurativa in Italia? A tal fine è necessaria l’iscrizione nel RUI?

Il Codice delle assicurazioni (art. 109, comma 1) e il Regolamento n. 40/2018 consentono l’iscrizione nel registro agli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi, che hanno la residenza o la sede legale in Italia.
È inoltre prevista l’annotazione in un elenco annesso al registro degli intermediari residenti o con sede legale in altri Stati membri SEE, iscritti nel registro dello Stato d’origine ed ammessi ad esercitare in Italia l’attività di distribuzione in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi, attraverso una procedura di notifiche fra Autorità di vigilanza.
Sulla base di tali previsioni, un intermediario cittadino sammarinese (anche se già iscritto nel registro della Repubblica di San Marino) per operare nel territorio della Repubblica italiana sarebbe tenuto a trasferire la residenza in Italia e, se società, la sede legale, al fine di iscriversi nel registro italiano. Ciò in quanto a detti soggetti non può applicarsi la disciplina relativa agli intermediari comunitari.
Tuttavia, in virtù di accordi intercorrenti tra lo Stato italiano e la Repubblica di San Marino in ragione della contiguità territoriale che li lega (legge 6 giugno 1939, n. 1320 che ha dato esecutorietà alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l’Italia e la Repubblica di San Marino) e delle previsioni normative in materia di iscrizioni in albi, elenchi o registri non oggetto di armonizzazione comunitaria (art. 16 legge n. 526/1999 e Circolare interpretativa del Ministero della Giustizia del 14 marzo 2000), che equiparano il requisito della residenza a quello del domicilio professionale, si ritiene che l’iscrizione degli intermediari sammarinesi nel registro possa avvenire subordinatamente all’elezione in Italia di un domicilio professionale.
Infatti, la ratio sottesa alla previsione che impone la fissazione della residenza in Italia può considerarsi soddisfatta - trattandosi di aspetti non armonizzati dalla direttiva (UE) n. 2016/97 sulla distribuzione assicurativa, in quanto attinenti a Stati terzi - attraverso la presenza di un presidio con carattere di stabilità idoneo a consentire l’espletamento da parte dell’IVASS delle funzioni di vigilanza.
Analogamente, con riferimento alle società con sede legale in San Marino, si ritiene di consentirne l’iscrizione nel registro a condizione che le stesse abbiano una sede operativa o un ufficio in Italia, intesi come luogo ove sia possibile rinvenire traccia della documentazione relativa all’attività di distribuzione assicurativa svolta in Italia prevista dalla normativa vigente, anche al fine di consentire l’esercizio delle predette funzioni di vigilanza.
L’impostazione sopra descritta risulta peraltro coerente con quanto previsto nel Regolamento n. 2007-02 emanato dalla Banca Centrale di San Marino in materia di intermediazione assicurativa e riassicurativa che all’art. 27, nel disciplinare l’accesso nella Repubblica di San Marino degli intermediari assicurativi esteri, richiede, al fine di consentire l’esercizio della vigilanza, la presenza di una sede dove reperire la documentazione relativa allo svolgimento dell’attività di intermediazione.
Resta fermo che l’equivalenza tra l’Italia e la Repubblica di San Marino opera solo con riferimento al requisito della residenza/sede, pertanto i soggetti già iscritti nel Registro di San Marino per operare nel territorio della Repubblica italiana sono tenuti a possedere tutti gli altri requisiti previsti dalla normativa italiana vigente, ai fini dell’iscrizione in una specifica Sezione del Registro italiano, tenuto conto dell’attività che intendono svolgere, compreso il superamento della prova di idoneità per le Sezioni A e B del RUI.
A tale ultimo riguardo, si chiarisce che, da quanto sopra, non discende alcuna equivalenza tra la Sezione in cui il soggetto istante è eventualmente già iscritto nel Registro della Repubblica di San Marino e quella in cui si iscriverà in Italia. Ne consegue, ad esempio, che chi opera quale collaboratore di un altro intermediario in San Marino, dovrà essere iscritto nella Sezione E del Registro, se in possesso dei requisiti a tal fine previsti, qualora intenda operare in Italia come addetto all’attività di distribuzione al di fuori dei locali di altro intermediario iscritto nelle sezioni A, B, D, F del RUI, ovvero di altro intermediario iscritto nell’Elenco annesso al RUI e abilitato ad operare in Italia in regime di stabilimento.

10. Relazione sulle reti distributive

10.1 Con riferimento all’obbligo di redazione della relazione sulle reti distributive prevista attualmente dall’art. 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018, nelle more dell’adozione definitiva del provvedimento di modifica del menzionato regolamento ad opera del Documento di consultazione n. 2/2019, le imprese - incluse quelle europee operanti in Italia in regime di stabilimento o LPS - sono tenute ad applicare la disciplina del regolamento n. 40 vigente, ovvero quella previgente prevista dal Regolamento ISVAP n. 5/2006?

La disposizione transitoria prevista dal Regolamento n. 40 (art. 104, comma 2) è applicabile solo per l’esercizio 2018 e l’art. 46 del medesimo regolamento è direttamente applicabile anche in assenza del provvedimento IVASS, che definirà specifici contenuti, nonché modalità e tempi di invio della relazione.

Pertanto, per l’anno 2019, le imprese dovranno richiedere la validazione della relazione da parte della funzione di compliance come previsto dall’art. 46 del Regolamento n. 40, fatta salva la possibilità, in casi eccezionali, di richiedere la validazione da parte della funzione di revisione interna, fornendo adeguata motivazione a supporto.

10.2 Con riferimento all’obbligo di redazione della relazione sul controllo della distribuzione previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018, nelle more dell’adozione del provvedimento di cui al comma 5 dello stesso articolo 46, sono confermate per l’esercizio 2020 le modalità già adottate per assolvere a tale obbligo con riferimento al precedente esercizio 2019 e chiarite dall’Istituto in una apposita FAQ? Tenuto conto della proroga al 31 marzo 2021 concessa da IVASS per terminare le 30 ore di aggiornamento professionale relative all’anno solare 2020, si chiede inoltre di chiarire se il termine sopra indicato interagisca o meno con il termine ultimo per l’invio della relazione relativa all’esercizio 2020.

Tenuto conto delle complessità organizzative conseguenti all’emergenza sanitaria legata alla pandemia da COVID-19, le imprese redigono la relazione sul controllo delle reti distributive riferita all’esercizio 2020 seguendo le modalità già adottate per assolvere a tale obbligo con riferimento al precedente esercizio 2019.

Inoltre, considerate le esigenze di coordinamento con le disposizioni adottate da IVASS in ordine alla proroga sino al 31 marzo 2021 del termine per adempiere agli obblighi di aggiornamento professionale, la citata relazione potrà essere inviata all’Istituto entro il 30 aprile 2021.

Resta fermo che per l’esercizio 2020 la relazione viene redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese secondo quanto previsto dall’articolo 46, comma 4, come modificato dal Provvedimento IVASS n.97/2020 in vigore dal 31 marzo 2021.

10.3. Con riferimento all’obbligo di redazione della relazione sul controllo della distribuzione previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018, sono confermate per l’esercizio 2021 le modalità già adottate con riferimento al precedente esercizio 2020 e chiarite dall’Istituto in una apposita FAQ?

La relazione sul controllo della distribuzione riferita all’esercizio 2021 è redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese in base a quanto previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018.
Nelle more dell’emanazione del nuovo provvedimento previsto dall’articolo 46, comma 5, del Regolamento IVASS n. 40/2018, continua altresì ad applicarsi il Provvedimento n. 2743 del 27 ottobre 2009, come previsto dall’articolo 104, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018. Si richiede l’invio della relazione entro sessanta giorni dalla fine dell’anno solare.

11.  ADEGUAMENTO DEGLI IMPORTI DEI MASSIMALI DELLA POLIZZA DI R.C. PROFESSIONALE E DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA

11.1 L'adeguamento degli importi dei massimali della polizza di r.c. professionale e della capacità finanziaria degli intermediari disposto dal Regolamento (UE) n. 2019/1935 può essere effettuato dagli intermediari alla scadenza dell'annualità in corso? Oppure è necessario che i massimali/importi della polizza/fideiussione bancaria eventualmente inferiori ai nuovi limiti di legge siano adeguati già dal 12 giugno 2020, come disposto dal Regolamento europeo?

Le disposizioni del Regolamento (UE) n. 2019/1935, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea del 22 novembre 2019, sono direttamente applicabili in tutti gli Stati membri a decorrere dal 12 giugno 2020.
A tale riguardo, come specificato dal considerando n. 3 del Regolamento UE, il legislatore europeo ha concesso un ampio termine di differimento per l’applicazione delle nuove norme (quasi sei mesi successivi alla data di entrata in vigore) proprio per "consentire agli Stati membri di adeguare gli importi di base pertinenti nelle loro disposizioni nazionali e per concedere agli intermediari assicurativi e riassicurativi tempo sufficiente per adottare le necessarie misure di attuazione".
Gli intermediari dovranno pertanto adeguarsi alle nuove norme entro il 12 giugno 2020.

Fermo restando quanto previsto dall’art. 44, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018, si precisa che l'adeguamento degli importi dei massimali richiede l'invio della polizza all'IVASS soltanto da parte degli intermediari iscritti nel RUI che a decorrere dal 12 giugno 2020 intendono avviare l’attività in altro Stato membro ai sensi dell’art. 36 del medesimo Regolamento.